25 września 2024 r. wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów, która ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa. Nowe przepisy obejmą przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz podmioty sektora publicznego, z wyjątkiem małych gmin i powiatów liczących do 10 000 mieszkańców. Wprowadzenie regulaminu przyjmowania zgłoszeń, ustalenie kanałów ich odbioru oraz wyznaczenie odpowiednich osób do ich obsługi to tylko niektóre z wymagań, jakie przedsiębiorcy będą musieli spełnić.
Kim jest sygnalista i dlaczego jego rola jest tak ważna?
Sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości związane z naruszeniami prawa Unii Europejskiej w działalności jednostek publicznych lub przedsiębiorstw. Może to być pracownik, były pracownik, osoba ubiegająca się o zatrudnienie, a nawet wykonawca, podwykonawca czy dostawca usług. Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu wysokich standardów etycznych i prawnych, ponieważ ich zgłoszenia mogą prowadzić do eliminacji nieprawidłowości, które zagrażają interesom publicznym oraz samym firmom.
Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?
Sygnalista może zgłaszać różnorodne naruszenia, w tym dotyczące:
- Korupcji,
- Nieprawidłowości w zamówieniach publicznych,
- Przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- Bezpieczeństwa produktów,
- Ochrony środowiska i bezpieczeństwa radiologicznego,
- Zdrowia publicznego, dobrostanu zwierząt,
- Ochrony prywatności i danych osobowych,
- Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
Każde zgłoszenie ma na celu poprawę funkcjonowania firmy i zapewnienie jej zgodności z obowiązującymi przepisami.
Obowiązki pracodawców i organizacji wynikające z ustawy
Wraz z wejściem w życie nowej ustawy, firmy i instytucje będą zobligowane do wprowadzenia szeregu procedur, które mają na celu zapewnienie ochrony sygnalistów i odpowiednie rozpatrywanie zgłoszeń. Do kluczowych obowiązków należą:
- Opracowanie i wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych – firmy muszą określić sposób, w jaki sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia, zarówno ustnie, jak i pisemnie.
- Wyznaczenie bezstronnych osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych.
- Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia w ciągu 7 dni – pracodawca jest zobowiązany do wysłania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia do sygnalisty w ciągu 7 dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu, na który ma zostać przekazane potwierdzenie.
- Ochrona danych osobowych sygnalisty – tożsamość sygnalisty musi pozostać poufna, chyba że wyrazi on zgodę na jej ujawnienie. Naruszenie tego obowiązku grozi karą pozbawienia wolności do jednego roku.
- Ustanowienie kanałów zgłoszeń – przedsiębiorstwa muszą zapewnić dostępne i bezpieczne kanały komunikacji, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, za pomocą których sygnaliści będą mogli dokonywać zgłoszeń.
Korzyści dla firm i instytucji
Chociaż nowe przepisy nakładają dodatkowe obowiązki na przedsiębiorstwa, mogą one przynieść także znaczące korzyści. Zgłoszenia od sygnalistów mogą pomóc w wykryciu nieprawidłowości zanim przerodzą się w większe problemy prawne lub finansowe, które mogłyby zaszkodzić reputacji firmy. Organizacje promujące otwartą kulturę pracy, w której pracownicy czują się bezpieczni, zgłaszając nieprawidłowości, mogą zwiększyć efektywność działania, poprawić morale oraz budować pozytywny wizerunek w oczach partnerów i klientów.
Firmy, które przyjmą otwarte podejście do sygnalistów, będą postrzegane jako bardziej transparentne i odpowiedzialne. Zwiększenie zaufania pracowników do pracodawcy może również przyczynić się do obniżenia rotacji kadr oraz stworzenia bardziej lojalnego i zaangażowanego zespołu.
Kolejność wdrażania systemu ochrony sygnalistów
Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów wymaga kilku kroków, które powinny być dokładnie zaplanowane:
- Przygotowanie koncepcji procedur zgłoszeń – stworzenie jasnych wytycznych dotyczących tego, jak zgłoszenia będą przyjmowane i rozpatrywane.
- Konsultacje z przedstawicielami pracowników – ważne jest, aby procedury były transparentne i zatwierdzone przez związki zawodowe lub przedstawicieli pracowników.
- Przygotowanie kanałów zgłoszeń – organizacja musi zadbać o dostępność kanałów, które zapewnią poufność oraz bezpieczeństwo.
- Szkolenie pracowników – personel musi być odpowiednio przeszkolony w zakresie nowych procedur, aby zrozumieć, jak zgłaszać naruszenia i jakie prawa mają sygnaliści.
- Ogłoszenie procedury – po przygotowaniu wszystkich elementów, procedura musi być formalnie wprowadzona i ogłoszona wśród pracowników.
Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w budowaniu transparentności oraz etycznych standardów w miejscu pracy. Nowe przepisy, które wejdą w życie we wrześniu 2024 roku, nałożą na przedsiębiorstwa obowiązek wdrożenia mechanizmów chroniących osoby zgłaszające naruszenia prawa. Firmy, które odpowiednio się przygotują, mogą nie tylko uniknąć potencjalnych sankcji, ale również zyskać korzyści wynikające z budowania zaufania oraz poprawy standardów pracy.
Wprowadzenie systemu ochrony sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale także szansa na stworzenie bardziej transparentnej, uczciwej i odpowiedzialnej organizacji. Zachęcanie pracowników do zgłaszania nieprawidłowości może przyczynić się do lepszego funkcjonowania firmy, a także poprawy relacji z pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi.
